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Guide d'utilisation rapide du Zebrix Queue Manager (QMS)
1. Se connecter au Zebrix Queue Manager (QMS)
1.1 Pré-requis
1.1.1 Navigateur Web
Zebrix Queue Manager est accessible depuis n'importe quel ordinateur (PC/MAC) connecté à internet. Le seul navigateur officiellement supporté est Google Chrome, pour cette raison, nous vous recommandons de l'utiliser (vous pouvez le télécharger en cliquant sur ce lien). Vous pouvez utiliser un autre navigateur, mais nous ne pouvons vous garantir le parfait fonctionnement du Queue Manager Zebrix avec celui-ci.
1.1.2 Résolution
Pour une expérience utilisateur optimale, nous recommandons de travailler sur un ordinateur ayant un écran d'une résolution de 1920×1080. Cependant le QMS zebrix fonctionne tout à fait correctement à partir d'une résolution de 1368×768. En dessous de cette résolution, l'utilisation est moins confortable voire dégradée.
Le CMS n'est pas compatible avec les écrans 19/10 et autres formats spécifiques.
1.2 Adresse
Vous pouvez accéder au Queue Manager Zebrix sur l'URL suivante : https://qms.zebrix.net
Vous pourrez alors entrer vos coordonnées de connexion
- Votre nom de client
- Votre adresse mail
- Votre mot de passe
2. Présentation de l'interface
C'est avec l'application QMS que l'on pilote les bornes kiosques. L'application permet de créer des guichets, des services et des compétences. C'est avec elle que l'on affecte les services et les compétences aux guichets et que l'on déclenche leurs horaires d'ouverture.
- Les guichets sont les emplacements physiques vers lesquels le public va s'orienter.
- Les compétences sont les savoirs-faire des personnes présentes derrière les guichets.
- Les services sont des ensembles de compétences.
On pourra rassembler sous un service des compétences liées : par exemple dans une mairie, on pourrait avoir un service état civil, avec des compétences : passeport, carte d'identité, acte de naissances, acte de décès… On pourra aussi configurer les heures d'ouverture et de fermeture de chaque guichets.
2.0.1 Le tableau de bord
Légende | libellé | description | ||
---|---|---|---|---|
1 | Boutons de rubriques | Les rubriques disponibles peuvent varier de cet exemple | ||
2 | Barre de titre | Avec le nom de l'installation | ||
3 | Téléchargement de l'application guichet | Pour le pilotage de la file (par guichet) | ||
4 | Langue | Français ou Anglais | ||
5 | Interrupteur affichage | mode jour(fond blanc) / nuit (mode dark) | ||
6 | Nom de l'utilisateur connecté | Mail de la personne actuellement connectée | ||
7 | Tableau de bord | Récapitulatif de l'installation |
Le tableau de bord permet de consulter les informations générales de l'interface.
2.0.2 Services
Vous devrez créer au moins un service dans votre interface QMS, les services regroupent des compétences liées à une même thématique.
Les services peuvent être plus nombreux pour créer des sous-ensemble de compétences : par exemple pour une mairie on pourrait avoir un service état civil, avec les compétences : passeport ; carte d'identité ;… et un deuxième service urbanisme, avec les compétences : stationnement ; projet d'urbanisation ; demande d'autorisation pour une grue…
Voici comment créer un service : Dans les boutons de rubrique, cliquez sur services, et ensuite appuyez sur ajouter.
Légende | libellé | description | ||
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1 | Onglet Service | Cliquer sur l'onglet pour accèder à cet écran | ||
2 | Ajouter (un service) | Permet d'ajouter un nouveau service | ||
3 | Modifier un service | Permet de modifier un service existant |
Après avoir cliqué sur Ajouter ou Modifier un service La pop up Ajouter/modifier un service s'affiche :
Légende | libellé | description | ||
---|---|---|---|---|
1 | Nom | Choix libre du nom | ||
2 | Préfixe | Correspond aux 3 premières lettres du nom | ||
3 | Couleur | Automatique ou au choix |
Lorsque l'on ajoute(ou modifie) un service, on choisi un nom, le préfixe lui sera automatique avec les 3 premières lettre du nom ensuite vous pourrez choisir une couleur avec le color picker ou la laisser se déterminer elle-même avec la case à cocher auto-générer une couleur pour ce service.
Appuyer ensuite sur sauvegarder pour enregistrer votre service.
2.0.3 Compétences
Les compétences sont les domaines de compétences pour lesquels il est possible de demander un ticket. Ces compétences ainsi créées seront associées à un service et à un ou plusieurs guichets.
Légende | libellé | description | ||
---|---|---|---|---|
1 | Onglet Compétences | Cliquer sur l'onglet pour accéder à cet écran | ||
2 | Ajouter (une compétence) | Permet d'ajouter une nouvelle compétence | ||
3 | Rechercher | Permet de rechercher une plage horaire | ||
4 | Filtres | Permet de trier la liste d'horaire sur les plages actives et inactive | ||
5 | Modifier | Permet de modifier la plage horaire | ||
6-7 | Activer/désactiver la compétence | permet de d'activer ou de désactiver la compétence une compétence désactivée ne pourra pas être sélectionnée pour un guichet |
Pour ajouter une compétence, cliquez sur le bouton Ajouter(2) ou modifier(5) sur la ligne de compétence concernée pour la modifier.
Dans les 2 cas, vous ouvrirez une pop up similaire.
Légende | libellé | description | ||
---|---|---|---|---|
1 | Nouveau rôle | Saisissez ici le nom du rôle tel que vous voulez le faire apparaître sur la borne | ||
2 | Rôle | description brève du rôle | ||
3 | Assigner un préfixe au ticket | Permet d'afficher pour rappel les 3 premières lettres de la compétence sur le ticket | ||
4 | Préfixe | Rappel les 3 lettres qui seront présentes sur le ticket | ||
5 | Ajouter à un service | Menu déroulant permettant de choisir le service auquel rattacher la compétence | ||
6 | Sauvegarder | Sauvegarder les changements |
2.0.4 Horaires
Pour fonctionner, vos guichets ont besoin d'avoir une plage horaire d'ouverture hebdomadaire.
Dans l'onglet horaires, vous allez pouvoir configurer des plages horaires d'ouverture hebdomadaire de guichets. De plus, vous aurez la possibilité de créer plusieurs plages hebdomadaires, vous permettant ainsi d'avoir des guichets avec des plages d'ouvertures différentes.
une fois enregistré, vos plages d'ouvertures pourront être sélectionnées dans une liste déroulante dans l'écran de configuration de guichet.
Voici la marche à suivre pour créer une plage horaires d'ouverture :
Légende | libellé | description | ||
---|---|---|---|---|
1 | Onglet Horaires | Cliquer sur l'onglet pour accéder à cet écran | ||
2 | Ajouter (un horaire) | Permet d'ajouter un nouvel ensemble d'horaires pour la semaine | ||
3 | Rechercher | Permet de rechercher une plage horaire | ||
4 | Filtres | Permet de trier la liste d'horaire sur les plages actives et inactive | ||
5 | Modifier | Permet de modifier la plage horaire |
Pour accéder à cette page cliquez d'abord sur le bouton de l'onglet horaires (1) et ensuite, pour ajouter une nouvelle plage horaire, cliquer sur ajouter (2).
Pour une modification de plage horaire, cliquer sur le bouton de modification (5).
1 | Édition du jour | Permet d'éditer les horaires de la journée concernée | |
2 | Sauvegarder | Permet de sauvegarder les nouveaux horaires |
La pop-up ajouter/modifier une tranche horaire s'ouvre et affiche la liste des jours de la semaine avec leurs heures d'ouverture. Pour modifier les horaires d'une journée, appuyez sur le bouton (1) du jour concerné. S'ouvre alors une pop up pour ajouter/modifier un horaire pour la journée
1 | Jour | Journée concernée par les changements d'horaires | |
2 | Tranche | Tranche horaire avec heure de début et heure de fin | |
3 | Ajouter une tranche horaire | Permet d'ajouter une tranche horaire supplémentaire | |
4 | Sauvergarder | Sauvegarder les changements |
Par défaut, une à deux tranches horaires sont entrées. vous pouvez néanmoins modifier les horaires affichés en cliquant dans la case “heure” concerné. Si vous devez ajouter de nouveaux horaires, appuyer sur le bouton ajouter une tranche horaire. Après toutes modifications appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer. Vous pourrez répéter cette étape pour l'ensemble des jours de la semaine, et finir par sauvegarder également la dernière pop up.
2.0.5 Guichets
Les guichets sont les comptoirs physiques capables de traiter une ou plusieurs compétences.
Voici comment créer un guichet : Tout d'abord cliquez sur le bouton guichet, puis sur ajouter.
Légende | libellé | description | ||
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1 | Onglet Guichets | Cliquer sur l'onglet pour accèder à cet écran | ||
2 | Ajouter (un guichet) | Permet d'ajouter un nouveau guichet | ||
3 | Rechercher | Permet de rechercher un guichet en particulier | ||
4 | Filtres Actif et Inactif | Permet de filtrer les guichets actifs et inactifs | ||
5 | Modifier un guichet | Permet de modifier un guichet (même écran que pour ajouter un guichet) | ||
6 | Corbeille | Permet de d'activer/désactiver un guichet |
ensuite la pop up ajouter un guichet s'ouvre :
Légende | libellé | |
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1 | Nom du Guichet | |
2 | Compétences traitées par le guichet | |
3 | Priorité | |
4 | Ajouter une compétence | |
5 | Horaire spécifique du guichet (optionnel) | |
6 | Sauvegarder |
Nom du guichet : le choix est libre.
Compétences traitées par le guichet : Vous ne pourrez sélectionner que les compétences déjà créées dans l'onglets compétences. Pour chaque compétence entrée dans le guichet, vous pourrez choisir un indice de priorité, ce qui aura pour effet de hiérarchiser les compétences : Une compétence A avec une priorité 1 sera prioritaire sur une compétence B avec une priorité 2.
L'effet recherché de la priorité des compétences est d'orienter le client selon ses besoins et de fluidifier la file d'attente. La case priorité permet de classer les compétences par ordre d'importance sur ce guichet alors une priorité 1 orientera en priorité le client sur ce guichet (visuel 1), une priorité 2 orientera le client sur ce guichet en “débordement” d'un autre guichet avec la même compétence en priorité 1 (visuel 2).
Nous vous conseillons toutefois d'avoir chaque compétence en priorité 1 sur au moins 1 guichet.
Quand vous aurez choisi une compétence et sa priorité vous pourrez cliquer sur ajouter, la compétence sera ajoutée à la liste des compétences, pour supprimer une compétence enregistrée vous pourrez cliquer sur la croix de la compétence dans la liste.
Horaires spécifique du guichet (optionnel)
Vous pouvez spécifier des horaires différents pour chaque guichet, suivant l'affluence ou des permanences… Mais pour çà vous devrez enregistrer au préalable des plages horaires dans l'onglet horaires.
Une fois les paramètres du guichet entrés vous pouvez cliquer sur sauvegarder.
2.0.55 Général
Cet écran permet de gérer les options liées au mode de fonctionnement général du QMS notamment d'activer l'option permettant de d'attribuer automatiquement les tickets dès qu'un guichet se libère. Si cette option n'est pas cochée c'est le guichetier qui donnera le top à la fin de du traitement du client précédent.
d'attribuer automatiquement les tickets à un guichet libre
2.0.6 Impression
Le menu Impression permet de spécifier le type de Kiosk (Samsung Kiosk) et activer ou non l'impression d'un ticket.
Dans notre usage, il est nécessaire de cocher les 2 cases suivantes :
2.0.7 Sms
2.0.75 Terminal
La configuration du terminal concerne la borne par laquelle l'utilisateur va pouvoir demander un ticket. Pour celle-ci, vous pourrez configurer la couleur du fond des boutons ainsi que la typo, on pourra aussi configurer le fond des boutons à l'appuie. Aussi, vous pourrez configurer la couleur et la taille de la phrase d'appel.
Affichage
Le Temps d'affichage du numéro de ticket permet de configurer en seconde la durer d'affichage. La case Afficher le temps d'attente estimé permet d'afficher un temps d'attente basé sur la moyenne des temps entre les tickets précédent. Enfin la case Afficher le nombre de personnes devant le porteur du ticket permet d'afficher le nombre de ticket actif avant le dernier ticket pris
Personnalisation
Boutons
Permet de personnaliser les boutons de choix de compétence présent sur l'écran.
Couleur de fond
- Base permet de choisir la couleur généralement visible sur les boutons du terminal
- Au clic permet quant à elle de choisir la couleur d'effet du bouton une fois appuyé.
Couleur du texte Permet de choisir une couleur pour le texte du bouton.
Conseil : Toujours prendre en compte la lisibilité du texte, de ce fait choisissez une couleur bien contrastée par rapport au fond.
Taille de l'arrondi Vous pouvez définir en pixel le rayon de l'arrondi, l'arrondi étant le coin des boutons. Si vous voulez un coin carré, il faudra indiquer 0.
Taille du texte Permet de choisir la taille du texte, prendre en considération que le texte doit être suffisamment lisible pour les personnes déficientes visuelles.
Marge gauche du bouton “Demander un ticket” Permet de régler la taille de la marge gauche
Marge supérieure du bouton “Demander un ticket Permet de régler la taille de la marge
Afficher l'icône “compétence” En cliquant sur la case une icône sera affichée devant chaque compétence.
Texte d'aide
Affichez le texte d'aide : la case cochée permet d'afficher une phrase au dessus des boutons de demande de ticket.
2.0.8 Statistiques
2.0.9 Changement de mot de passe
Pour changer votre mot de passe, il vous suffit de cliquer sur votre login puis sur Mon profil comme ceci :